Transcontinental Inc. y sus filiales directas e indirectas (colectivamente, “TC Transcontinental”, “nosotros”, “nos” o “nuestro”) se comprometen a mantener la privacidad, seguridad y exactitud de la información personal que está bajo nuestro cargo y control.

TC Transcontinental es responsable del uso y la protección de la información personal de las personas que trabajan para nosotros y de aquellas que solicitan un puesto vacante u otra oportunidad laboral en TC Transcontinental, independientemente de que sean empleados nuestros o no (colectivamente, “Titulares de datos RR. HH.”, “usted” o “su”).

El presente Aviso de Privacidad para el reclutamiento (“Aviso de Privacidad”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales TC Transcontinental recopila, procesa, comunica y protege su información personal de conformidad con las leyes de privacidad aplicables (“Leyes aplicables”).

Sección 1. Información personal

A los efectos del presente Aviso de Privacidad, “información personal” se refiere a cualquier información relativa a una persona física y que permita identificarla directa o indirectamente, incluidos, entre otros, el nombre de la persona, la dirección física, el número de teléfono personal, la dirección de correo electrónico personal, el género, la raza, la información étnica, la información médica, los datos de contacto personales, información financiera, crediticia y de facturación, datos de identificación y otros datos de verificación de antecedentes, historial de empleo y otra información relevante para un posible reclutamiento o asociación a o con TC Transcontinental, información sobre el uso del sitio web, características o medidas biométricas y otra información sobre una persona identificable.

Sección 2. Tipos de información personal recopilada

Para llevar a cabo los fines descritos en el presente Aviso de Privacidad, podemos recopilar y procesar la siguiente información personal de los Titulares de datos RR. HH.:

• Identificación y datos de contacto. Nombre y apellido, dirección (ya sea personal o laboral), fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, número de teléfono (ya sea personal o laboral), número de teléfono móvil (ya sea personal o laboral), dirección de correo electrónico (ya sea personal o laboral), estado civil, empleador o empresa actual y cargo.
• Datos académicos. Antecedentes académicos, certificados y expedientes académicos, información sobre la educación y el rendimiento académico, e información sobre cursos, programas académicos y/o profesionales, formaciones, reconocimientos o certificaciones.
• Datos laborales. Historial laboral, currículum, premios o reconocimientos obtenidos, asociaciones profesionales a las que pertenece el Titular de datos RR. HH., referencias laborales, información relacionada con empleos anteriores, cargo, dirección de trabajo, información sobre su rendimiento y evaluaciones, ascensos, acusaciones disciplinarias, investigaciones y procesos, participación en planes de pensiones y prestaciones laborales, como seguros de vida, dentales, médicos y de discapacidad, detalles de la afiliación sindical.
• Administración de nóminas. Información sobre su cuenta bancaria, contribuciones a la pensión y sobre impuestos y seguro nacional, información sobre la asistencia al trabajo, vacaciones y otras ausencias y bajas por enfermedad.
• Datos procedentes de fuentes públicas y/o recibidos a través de transferencias consentidas. Datos e información procedentes de registros públicos, incluidos antecedentes penales, informes de agencias de crédito, directorios, redes sociales y otras fuentes legales disponibles en el mercado, así como información personal que nos haya sido proporcionada por terceros a los que usted haya autorizado previamente.
• Información financiera. Historial crediticio e informes de agencias de crédito, número de cuenta en instituciones financieras, salario y otras formas de remuneración, deducciones de contribuciones en la fuente, nómina y prestaciones salariales, cualquier prima o plan de acciones.

• Información sensible: Imágenes de sus tarjetas de identidad oficiales, información sanitaria, informes de salud laboral, información sobre su nacionalidad, origen racial y étnico, género, orientación sexual, religión y discapacidades (solo con su consentimiento explícito).
• Metadatos: Datos relacionados con su uso de herramientas y sistemas del lugar de trabajo (p. ej., correo electrónico, uso de Internet, grabaciones de reuniones), registros de inicio de sesión, registros de uso de tarjetas magnéticas y similares, imágenes de videovigilancia, registros de su uso de nuestros sistemas, incluidos ordenadores, teléfonos y otros dispositivos y contraseñas.

Su información personal se recopila a través de cualquiera de los siguientes métodos: (i) la provisión voluntaria y directa de su información a través de nuestros formularios impresos o digitales, por correo electrónico o por teléfono, o mediante el uso de plataformas profesionales u otras plataformas en línea o redes sociales (p. ej., LinkedIn), (ii) las grabaciones de vídeo voluntarias de entrevistas, (iii) el uso de fuentes de acceso público y otras fuentes disponibles públicamente, incluidos los registros públicos y las redes sociales, (iv) la transferencia entre los miembros del grupo TC Transcontinental, y otras transferencias consentidas por terceros, (v) de sus gerentes y otros colegas o nuestros sistemas de TI, (vi) comentarios y respuestas a encuestas, (vii) de nuestros clientes, proveedores de servicios o aquellos con los que usted se comunica por correo electrónico u otros sistemas.

Su información personal puede estar contenida en diferentes documentos, ya sean impresos o en formato digital.

Sección 3. Finalidades del procesamiento de información personal

La información personal que recopilamos de usted se utilizará para las siguientes finalidades:

• verificar y confirmar su identidad y datos de contacto;
• gestionar su proceso de reclutamiento, evaluación y selección, así como para revisar y analizar su adecuación para un posible puesto de trabajo con nosotros;
• verificar la información proporcionada y analizar su solicitud de trabajo y evaluar sus conocimientos, habilidades, capacidades y/o aptitudes laborales;
• realizar una oferta de trabajo de acuerdo con nuestros procesos y criterios de selección y/o contratación;
• solicitar referencias laborales, así como para realizar informes estadísticos;
• realizar verificaciones de antecedentes e investigaciones preempleo según lo permita la ley para verificar y confirmar su información;
• gestionar su acceso a nuestras instalaciones;
• revisar y atender sus solicitudes y/o comentarios;
• cumplir con las disposiciones legales aplicables, así como para satisfacer y cumplir con los requisitos de las autoridades competentes;
• verificar su elegibilidad bajo nuestros programas de prestaciones para empleados;
• administrar la nómina, prestaciones y contratos de trabajo;
• comunicar cambios en nuestro proceso de nómina o nuevos programas o socios de prestaciones;
• para la seguridad en el lugar de trabajo, y adaptaciones relacionadas con la salud;
• cambiar o poner fin a su acuerdo de trabajo;
• cumplir con las obligaciones legales bajo las leyes laborales, fiscales y de seguridad social;
• llevar a cabo auditorías internas, revisiones de rendimiento y operaciones comerciales;
• supervisar e investigar el cumplimiento de las políticas y reglas de TC Transcontinental;
• realizar o gestionar disputas y procedimientos legales, y proporcionar respuestas a solicitudes relacionadas, incluyendo las que surjan en el contexto de procedimientos de divorcio u otros procedimientos legales que lo involucren a usted;
• administrar la afiliación sindical y las deducciones de las contribuciones hechas en la fuente;
• proporcionar información a terceros, tales como un posible comprador o vendedor, asesor o consultor, en relación con las transacciones que contemplamos o llevamos a cabo;
• supervisar la diversidad y la igualdad de oportunidades;
• informar a nuestro consejo de administración;
• facilitar cualquier transferencia de datos requerida; y
• enviarle notificaciones relativas a cambios en el presente Aviso de Privacidad.

Además, la información personal de los solicitantes de empleo puede utilizarse para las siguientes finalidades secundarias: (i) mantener registros físicos y/o electrónicos de sus datos e información para nuestra base de datos en vista de futuras oportunidades de empleo; (ii) evaluar y mejorar nuestros procedimientos de reclutamiento, evaluación y/o selección para el empleo, y (iii) comunicarle noticias y/o invitarle a eventos relacionados con el empleo.

Si no desea que su información personal se utilice para estas finalidades secundarias, póngase en contacto con nuestro Director de Privacidad de conformidad con el procedimiento descrito en la sección 8 del presente Aviso de Privacidad. La negativa a utilizar y procesar su información personal para estas finalidades secundarias no podrá ser motivo para que deneguemos o rechacemos su participación en nuestro proceso de reclutamiento, evaluación y selección para el empleo.

Su información personal podrá ser utilizada para otras finalidades distintas a las antes mencionadas, siempre y cuando dichas finalidades estén relacionadas y sean compatibles con las antes descritas. En caso de que requiramos utilizar su información personal para finalidades distintas a las indicadas en el presente Aviso de Privacidad, se le notificará por escrito, por teléfono, electrónicamente o por cualquier otro medio, explicándole los nuevos usos y/o finalidades que se pretenden dar a su información personal a fin de obtener su consentimiento, ya sea expreso o tácito, salvo que la ley permita lo contrario.

Sección 4. Transferencias de datos

Para los fines comerciales, laborales, administrativos y de gestión mencionados en el presente Aviso de Privacidad, su información personal podrá ser transferida a:

• Miembros del grupo TC Transcontinental.
• Proveedores de servicios (p. ej., procesadores de nóminas, seguros u otros proveedores de prestaciones, nuestros bancos y organizaciones que alojan nuestros sistemas y datos informáticos) fuera de su región, de acuerdo con las finalidades descritas en el presente Aviso de Privacidad.
• Organismos reguladores o agencias gubernamentales para cumplir con obligaciones legales.
• Destinatarios externos de comunicaciones electrónicas (como correos electrónicos) que contengan su información personal.
• Compradores potenciales de nuestro negocio o empresa a efectos de evaluación de la adquisición – pero sólo si contempláramos la posibilidad de vender.

Cuando se transfiere su información personal, tomamos las medidas adecuadas para asegurar que se trata de forma confidencial y segura, y de acuerdo con las Leyes aplicables.

Sección 5. Medidas de conservación y seguridad

Su información personal será conservada sólo mientras sea necesaria para las finalidades declaradas o según lo requiera la ley, o según lo requiera la Política de Conservación de Datos de TC Transcontinental. La información personal relativa a los solicitantes de empleo (con excepción de la persona que haya sido seleccionada) será normalmente suprimida después de 12 meses o un período más largo según lo requerido por las Leyes aplicables.

TC Transcontinental implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger su información personal contra el acceso no autorizado, la pérdida o el uso indebido. Su información personal se mantendrá confidencial, de acuerdo con las medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas que TC Transcontinental implementa en sus políticas y procedimientos de seguridad que permiten protegerla contra el acceso no autorizado, la pérdida o el uso indebido.

Sólo las personas autorizadas por nosotros, incluidos nuestros representantes y empleados, así como los terceros que lleven a cabo el procesamiento de su información personal en nuestro nombre, tendrán acceso a su información personal para las finalidades mencionadas en el presente Aviso de Privacidad.

Sección 6. Sus derechos

En todo momento, usted tiene derecho a (i) solicitar el acceso a su información personal que poseemos, (ii) solicitar que rectifiquemos su información personal cuando sea inexacta o incompleta, en la medida en que no resulte imposible o requiera esfuerzos desproporcionados, (iii) solicitar la supresión de su información personal, salvo en los casos previstos por las Leyes  aplicables o el presente Aviso de Privacidad, (iv) oponerse al procesamiento de su información personal por motivos legítimos y específicos, salvo cuando dicha información personal sea necesaria para que cumplamos con nuestras obligaciones, (v) retirar o revocar su consentimiento y oponerse al procesamiento de su información personal, salvo en los casos en que dicha información personal sea recopilada y/o tratada para finalidades necesarias en relación con su reclutamiento, contratación y/o empleo, y/o para el cumplimiento de obligaciones derivadas de la relación jurídica entre usted y nosotros, y (vi) solicitar que se le proporcione a usted o a cualquier persona o entidad legalmente autorizada para recopilar dicha información, una copia de cualquiera de su información personal computarizada que hayamos recopilado directamente de usted (colectivamente denominados “Derechos de titulares de datos”).

Puede ejercer estos Derechos de titulares de datos directamente o a través de su representante legal presentando una solicitud por escrito (la “Solicitud de derechos de titulares de datos”) a nuestro Director de Privacidad por correo electrónico a chiefprivacyofficer@tc.tc o por fax al (514) 954-2802. También puede ponerse en contacto con nuestro Director de Privacidad por correo postal en la dirección:

Director de Privacidad Transcontinental Inc.
1 Place Ville Marie, Oficina 3240
Montréal, Québec H3B 0G1 Canadá

Para tramitar una Solicitud de derechos de titulares de datos, podemos requerir la siguiente información y documentos adjuntos a partir de los cuales podamos asegurarnos de su identidad:

• Su nombre y apellido, y dirección de correo electrónico o cualquier otro medio de contacto para comunicarle la respuesta a la Solicitud de derechos de titulares de datos.
• Documentos que sirvan de verificación de su identidad y la de su representante legal, en su caso (fotocopia en formato impreso o electrónico de su tarjeta de identificación, y, en su caso, fotocopia en formato impreso o electrónico de la escritura pública o poder notarial de su representante legal, junto con copia de su respectiva tarjeta de identificación).
• Descripción clara y precisa del Derecho del titular de datos que usted pretende ejercitar y de la información personal sobre la que desea aplicar alguno de dichos derechos.
• Cualquier otra información o documento que facilite la localización de su información personal.
• En el caso de solicitudes de rectificación, deberán indicar las modificaciones a realizar y aportar la documentación que justifique dicha modificación (cuando proceda).

Responderemos a la Solicitud de derechos de titulares de datos dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción, o dentro de cualquier plazo más breve exigido por las Leyes aplicables, sujeto a una notificación de prórroga cuando esté justificado.

Si los documentos y/o la información proporcionados en su Solicitud de derechos de titulares de datos son incorrectos o insuficientes, o si no se proporcionan los documentos correspondientes, podremos solicitarle que nos proporcione la información o los documentos necesarios para tratar su solicitud.

Dispondrá de un plazo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción de nuestra solicitud de documentos y/o informaciones adicionales para proporcionar dichos documentos y/o información adicional. Tenga en cuenta que si no proporciona los documentos y/o la información solicitados durante este plazo, su Solicitud de derechos de titulares de datos se considerará no presentada.

Sección 7. Actualizaciones al presente Aviso de Privacidad

Este Aviso de Privacidad será revisado y actualizado periódicamente según sea necesario para asegurar su continua relevancia y conformidad con las Leyes aplicables. Usted será notificado de los cambios a través de comunicaciones internas, la intranet de TC Transcontinental o correos electrónicos.

Sección 8. Preguntas y soporte

Si tiene alguna preguntas o inquietudes con respecto al presente Aviso de Privacidad o al tratamiento de su información personal, póngase en contacto con el Director de Privacidad de TC Transcontinental en chiefprivacyofficer@tc.tc. Consulte la Sección 6 anterior para obtener información de contacto adicionales.